FreeeやCrewといったクラウド型会計システムが普及してきていますが、会計以外の会社業務データ（Word、Excel、Powerpoint、PDFなど）の管理・運用もクラウド化が進んでいます。個人的には、Amazonのオンラインストレージサービスやicroud、OneDriveと試験的に使っていましたが、最終的にDropboxを使うことにしました。以前は社内サーバにあるフォルダやデータを外部からアクセスするという方法が一般的でしたが、これはネットワークの知識も必要ですし、何よりもセキュリティー面が心配でした。今回はDropboxの便利な部分を個人的な感想でありますが簡単にまとめてみました。
フォルダーにドラッグするだけ！自動保存
通常のオンラインストレージサービスはWEB上でログインする必要がありますが、DropboxはフォルダやデータがPC内にある感覚で使えます。Dropboxの専用フォルダにファイルをドラッグするだけで自動的にアップロードできて便利です。
エクスプローラー上のDropboxフォルダ
フォルダの共有
フォルダの共有は社内の複数の人でフォルダを共有することができるので、流れ作業が簡単行え、作業効率が向上します。さらに、外部の方とも簡単に共有することができるので、例えば、お客様との書類のやり取りをデータやPDF・画像で行えるのが本当に便利です。従来ですとFAXや郵送で行っていたことなので、コスト削減にもなりますし、時間的にも短縮できます。しかし、注意点としましては、簡単に共有できますので社内での管理者を含めしっかりとしたルール決めは必要です。
フォルダ共有の流れ
①共有するフォルダを選択
②共有する相手のメールアドレスを入力・送信
③招待された方が招待に応じる
バックアップも万全
大切なデータをDropboxに保存することができるので、web上に保存されて安心です。また、間違って削除や上書きしても30日以内であれば復元できます。（エクステンデッドバージョン履歴を購入している場合は1年間以内）
自動で複数のパソコンデータが同期
ファイルの新規作成や変更は自動でアップロードされます。また、他のＰＣでは自動で更新後のファイルをダウンロードすることができるので、複数のＰＣ間で同期が自動で行えます。
これはあくまで個人的に便利と思った機能をピックアップしてみました。弥生会計データをDropboxで管理できる裏技（この運用方法は、㈱弥生が推奨しているものではありませんので、される方は自己責任でお願いします。各ＰＣにライセンスは必要です）もあります。2GBまではDropboxを無料で使用することができますので、ご興味のある方は試してみてはいかがでしょうか。
